Vom Stammtisch zur Entwicklungspartnerin

 

Den Anstoß gab ein digitaler Stammtisch des Netzwerks Junge Bürgermeister*innen. Dort stellten die zwei Gründer von Zaitgeist – Niklas Sievers und Dr. Son Pham – ihre Idee vor: eine sichere und kommunal angepasste KI, die am Telefon Fragen beantwortet, die in den Verwaltungen täglich dutzendfach gestellt werden. Die Resonanz war sofort groß.

„Schon beim ersten Austausch über­zeugte das Unternehmen so sehr, dass sich spontan mehrere Bürgermeister*innen als Entwicklungspartner*innen fanden“, berichtet Henning Witzel, Geschäftsführer des Netzwerks Junge Bürgermeister*innen. Bereits nach wenigen Wochen konnten die ersten Kommunen den für sie spezifisch angepassten Charly live schalten – und viele Anfragen weiterer Kommunen folgten. Für Witzel ist das Projekt ein Paradebeispiel gelungener Innovationskultur: „Mit Charly zeigt Zaitgeist, wie KI den kommunalen All­tag spürbar erleichtern kann – und wir als Netzwerk Junge Bürgermeister*innen sind mittendrin! So wird moderner Bürgerser­vice greifbar – gemeinsam, praxisnah und innovativ.“

 

KI trifft kommunale Realität

 

In Stockelsdorf (Schleswig-Holstein) ist Charly seit Ende September offiziell im Einsatz. Die lebensechte Gesprächsführung mit Charly traf schnell auf breite Begeisterung. Charly über­nimmt hier Anrufe während und außerhalb der Öffnungszeiten, beantwortet Routinefra­gen zu Themen wie Ausweis, Anmeldung oder Führungszeugnis. Auf Wunsch leitet Charly komplexere Anliegen an die zuständigen Mit­arbeitenden weiter oder schickt ihnen eine E-Mail mit einer Rückrufbitte. Wer prinzipi­ell lieber mit einem Menschen spricht, kann auch direkt „Telefonzentrale“ sagen und wird verbunden. „Charly bringt schon heute einen wahnsinnigen Mehrwert“ bestätigte Philipp Götting, Stabstelle für Digitalisierung in Sto­ckelsdorf.

 

Gemeinsam lernen – gemeinsam verbessern

 

Mehrere engagierte Kommu­nen begleiten Charlys Entwick­lung aktiv und gestalten die Einführung als gemeinsames Lernprojekt. So wurde Charly in der Verbandsgemeinde Diez (Rheinland-Pfalz) im Rahmen einer offenen Testphase einen Monat lang von Bürger*innen ausprobiert und bewertet. Eine besonders schöne Über­raschung: Kein einziges nega­tives Feedback wurde von den Bürger*innen eingereicht, wie die Projektkoordination der VG Diez, Heike Klein und Oliver Schäffer, berichtet.

Auch in Herzebrock-Clarholz (Nordrhein- Westfalen) und in Petersberg bei Fulda startet Charly zeitnah seinen ersten Tag am Telefon. Gemeinsam tragen diese Kommunen dazu bei, Charly kontinuierlich zu verbessern und die Anwendung in der Praxis weiterzuentwickeln.

 

Datenschutz, Zuverlässigkeit und Akzeptanz

 

Gerade bei KI-Assistenten sind Zuverlässig­keit und Datenschutz entscheidend. „Vom ersten Tag an waren die Datenschutzbe­auftragten Teil von Charlys Entwicklung“, betont Zaitgeist-Co-Gründer Niklas Sievers. „Wir wollten jeden Aspekt von Beginn an gemeinsam mit unseren Partnerinnen und Partnern gestalten – dabei war der Daten­schutz ein zentrales Thema.“

 

Damit Charly verlässlich die richtigen Infor­mationen liefert, setzt Zaitgeist auf ein mehrstufiges Verfahren aus Onboarding, Training und laufenden Zufriedenheits­analysen. Die Wissensdatenbank entsteht in enger Zusammenarbeit von Technologie und Fachexpertise – mit minimalem Auf­wand für die Kommunen und ohne dass per­sonenbezogene Daten preisgegeben werden.

 

Fazit: Ein Modell für die Zukunft der kommunalen Digitalisierung

 

Was das Projekt besonders macht: Es ist nicht „von oben“ eingeführt, sondern aus der kommunalen Praxis heraus entstanden. Die Kommunen gestalten die KI aktiv mit, pas­sen sie an ihre Bedürfnisse an und teilen ihre Erfahrungen. So entsteht kollektives Lernen – quer durch Verwaltungsgrößen, Regionen und Strukturen.

 

Henning Witzel zieht eine erste Zwischen­bilanz: „Die enge Zusammenarbeit mit den Gründer*innen von Zaitgeist war durchweg positiv und zeigt: Innovation funktioniert am besten, wenn sie aus den Bedürfnissen der Kommunen gedacht und gemeinsam mit den Kommunen entwickelt wird.“